اعضاي دفتر مديريت روابط بين دانشگاهي و امور بين الملل
 

Dr. Handjani

دكتر فرهاد هنجني (مشاور رئيس دانشگاه در امور بين الملل)  CV  

hanjanif@yahoo.com

 

شراره بهادري (كارشناس مسئول روابط بين الملل) 

int-office@sums.ac.ir

 

عظيم كاوه آهنگر (كارشناس امور تبادلات علمي خارج از كشور)

oseip_ac@yahoo.com

 

OSEIP@sums.ac.ir

 سميرا سبزواري (متصدي امور دفتري )

sumscong@sums.ac.ir


تماس با ما
 

شرح وظايف دفتر روابط دانشگاهي و امور بين الملل

 

 الف-  انجام امور مربوط به شركت اعضاي محترم هيأت علمي، دانشجويان و کارکنان به كنگره ها و سمينارهاي خارج از كشور (اعزام و مراجعت)

1.    بررسی کارشناسی پذيرش و کنترل نامه ها و مدارك افراد متقاضي، تكميل نواقص و ورود اطلاعات به فايل كامپيوتر جهت سهولت

     دسترسی به اطلاعات متقاضيان و محاسبه هزينه های روزانه و ثبت نام ايشان پس از مراجعت از سفر

2.       تهيه معرفي نامه به سفارت جهت اعطاي تسهيلات به منظور اخذ ويزا

3.       تهيه نامه درخواست صدور حكم مأموريت آموزشي و پيگيري موضوع پس از ارسال نامه

4.       تهيه معرفي نامه به هواپيمايي جمهوري اسلامي ايران بمنظور تخفيف هزينه بليط سفر

5.       بررسی کارشناسانه مدارک دريافتی، پس از شرکت افراد در کنگره از جمله وجه ثبت نام 

6.    محاسبه ميزان مبلغ ريالي معادل با ارز روزانه و همچنين محاسبه وجه ثبت نام با معادل سازی واحد پول کشور مربوطه به دلار و

     تبديل آن به ريال به منظور تهيه نامه حسابداري جهت تسويه حساب با افراد

7.       تهيه مستندات لازم ذيحسابي بمنظور پرداخت کمک هزينه بليط هواپيما و ارسال به حسابداری معاونت

8.       جمع آوری مدارک دانشجويان جهت انتخاب 3 مقاله برتر در پايان هر فصل و پرداخت کمک هزينه

9.       بررسي مدارک کارکنان متقاضی شركت در كنگره و پرداخت کمک هزينه پس از چاپ مقاله در مجلات معتبر

 

 ب- انجام امور مربوط به دوره های فرصتهاي مطالعاتي اعضاي محترم هيأت علمي (اعزام و مراجعت)

1.       پيگيری جهت تكميل مدارك افراد به منظور معرفی برحسب نيازهای آموزشی و پژوهشی گروهها

2.       استعلام حسن انجام وظيفه افراد هيأت علمي از معاونتها و رياست دانشکده مربوطه

3.       طرح موضوع در كميته فرصت مطالعاتي و بورس دانشگاه پس از دريافت استعلام ها و تنظيم صورتجلسه

4.       تهيه معرفي نامه جهت اداره حقوقي دانشگاه به منظور اخذ تعهد از افراد

5.       تهيه معرفي نامه به سفارت جهت اعطاي تسهيلات براي اخذ ويزا

6.       تهيه معرفي نامه به هواپيمايي جمهوري اسلامي ايران بمنظور تخفيف هزينه بليط شخص متقاضي و همراهان

7.       تهيه نامه درخواست حكم مأموريت آموزشي به منظور تداوم پرداخت حقوق و مزايا و پيگيري صدور حكم فرصت مطالعاتي

8.       ارتباط با فرد اعزامي و پيگيري درخواست تمديد دوره ايشان در صورت موافق بودن گروه و دانشكده مربوطه

9.    محاسبه ميزان مابه التفاوت مبلغ ريالي حقوق با جدول ارزي جهت اعضاء و همراهان بر حسب كشور مربوطه و همچنين تهيه نامه

     جهت معاونت پشتيباني به منظور پرداخت هزينه دوره فرصت مطالعاتي

10.   درخواست ارائه کنفرانس درون بخشی جهت انتقال تجارب و يافته ها درطول دوره فرصت مطالعاتی به ديگر افراد گروه

11.   تهيه مدارک لازم بمنظور پرداخت هزينه بليط هواپيما و ارسال به حسابداری

12.   مکاتبه با اداره حقوقي به منظور فك رهن پس از مراجعت افراد از دوره فرصت مطالعاتی و طي شدن مدت زمان مربوطه

 

 پ-صدور رواديد جهت كليه ميهمانان خارجي مدعو دانشگاه

1.    هدف از حضور ايشان به شرح ذيل مي باشد: 1-شركت و ارائه سخنراني علمي در گردهمايي هاي دانشگاه 2- مشاركت در انجام

     طرح تحقيقاتي و يا پروژه علمي 3- بازديد از دانشكده و يا مراكز تحقيقاتي علمي دانشگاه 4- عقد تفاهم نامه و يا قرارداد)

2.       پيگيري دريافت آدرس پست الكترونيك ميهمان خارجي از طريق مكاتبات دريافتي در خصوص صدور رواديد جهت ميهمان خارجي

      ايشان

3.       مكاتبه با ميهمان و ارسال فرمهاي مخصوص صدور رواديد و درخواست كپي پاسپورت ايشان

4.       پيگيري تكميل فرمها از سوي ميهمان و دريافت اطلاعات و مدارك درخواستي در زمان تعيين شده

5.    تايپ اطلاعات ارسالي از سوي ميهمان در فرمهاي مربوطه و تهيه نامه درخواست با امضاء رياست دانشگاه جهت مديركل روابط

     بين الملل وزارت متبوع

6.    پيگيري اخذ معرفي نامه از روابط بين الملل وزارت بهداشت جهت وزارت امور خارجه از طريق همكاران دفتر مركزي دانشگاه در

     تهران و ارسال مدارك به وزارت امور خارجه

7.       پيگيري مطرح شدن درخواست صدور رواديد در جلسات مربوط به وزارت امور خارجه از طريق كارشناس آن وزارت

8.       اخذ شماره تلكس و پيگيري ارسال تأييديه به سفارت ايران در كشور مربوطه

9.       اعلام شماره تأييديه صادر شدن رواديد به ميهمان جهت مراجعه به سفارت مربوطه و دريافت مجوز ورود به كشور ايران (ويزا)

10.   پيگيري مراتب از طريق مكاتبه با ميهمان تا حصول نتيجه و دريافت زمان ورود و خروج ايشان

 

 ت -انجام امور مرتبط با برگزاری کليه گردهمايی های علمی دانشگاه از جمله کنگره، سمينار، همايش، سمپوزيوم و ...

1.    دريافت درخواست برگزاري كنگره با موضوع خاص از سوي گروه و يا مركز تحقيقاتي و پيرو آن پيگيري طرح موضوع در هيات رييسه

     و همچنين صدور احكام دبيران علمي و اجرايي كنگره

2.       مشاركت و همكاري به منظور ايجاد دبيرخانه مستقل

3.    تهيه و تدوين فراخوانهاي اوليه و ثانويه و پوستركنگره با هماهنگي با كانونهاي تبليغات و چاپخانه جهت طراحي و ارسال مراسلات

     بر اساس مصوبات هيأت هاي علمي و اجرايي كنگره

4.    تهيه مطالب وب سايت کنگره از جمله اطلاع رسانی درخصوص نحوه ثبت نام، اقامت و نرخ هتلها، گردشگری، برنامه های علمی،

     برنامه های جنبی، نمايشگاه و ...

5.    هماهنگي در برگزاري جلسات و شركت در جلسات كميته علمي و اجرايي كنگره به منظور انتقال تجارب به دبيران گردهمايی

    های علمی دانشگاه و تهيه صورتجلسه و همچنين تهيه نامه هاي مربوط به مصوبات جلسه پس از اتمام جلسات مذكور و پيگيري

    مصوبات جلسات و گزارش به دبيران مربوطه

6.    ايجاد هماهنگي بين دبيران و مسئولين اجرايي سمينارها، ثبت و ارجاع مكاتبات ورودي و خروجي در اسرع وقت و پاسخ گويي

     مناسب به كليه مراجعه كنندگان در خصوص نكات مطروحه در مورد هر سمينار

7.       مکاتبه با معاونين پژوهشی دانشگاه های علوم پزشکی سراسر کشور به منظور اطلاع رسانی و ارسال فراخوان های مربوطه

8.       ايجاد هماهنگيهاي لازم در خصوص برگزاري بهينه سمينار با هماهنگي كليه مراكز ذيربط

9.       تهيه دعوتنامه و ارسال آن جهت ميهمانان خارجي كنگره و پيگيري خواسته مهمانان تا حصول نتيجه و جوابگويي به نامه‌هاي

      ارسالي آنان

10.  اخذ ويزاي ميهمانان خارجي مدعو از طريق مكاتبه با  ميهمان، دفتر مركزي دانشگاه در تهران، مديركل روابط بين الملل وزارتخانه

     و سپس وزارت امور خارجه تا حصول نتيجه

11.  تکميل فرم و انجام مكاتبات با مديركل روابط بين الملل وزارت متبوع به منظور اخذ مجوز بين المللي از نهاد رياست محترم

     جمهوري و هيات وزيران به منظور اخذ امتياز ارزشيابي مربوط به كنگره بين المللي

12.   تکميل و ارسال فرم های مربوط به شورای آموزش مداوم جامعه پزشکی به منظور تخصيص امتياز بازآموزی به کنگره

13.   همکاری در ثبت نام افراد متقاضي شركت در كنگره بر اساس فراخوان هاي واصله به دفتر و يا سايت اينترنتي كنگره 

14.   انجام هماهنگي هاي لازم با افراد مورد نظر جهت برگزاري كارگاههاي آموزشي جنبي كنگره

15.   همکاری در جمع آوري مقالات واصله و ارسال به داوري و اعلام نتايج داوري به افراد

16.   بررسی صحت و محتوای مطالب كتابچه خلاصه مقالات و يا لوح فشرده و برنامه علمی كنگره به منظور چاپ، تكثير و انتشار در کنگره

17.  ارسال اخبار كنگره جهت روابط عمومي و تهيه نامه جهت انتشار اخبار در مجله نسيم دانشگاه و هماهنگي جهت اعزام خبرنگاران

     در موارد لازم و ترتيب مصاحبه مطبوعاتي معاونت و دبيران کنگره

18.   همکاری در تهيه گواهي ارائه مقاله(سخنرانی، پوستر، کارگاه)، بازآموزی جهت شركت كنندگان داخلی و ميهمانان خارجی

19.   همکاری جهت پرداخت فاکتورها و امور حسابداری

20.   ارائه تقدير نامه به افراد اجرايی و همچنين شرکت های حاضر در نمايشگاه جنبی

 

 ث- انجام امور مربوط به مكاتبات مديريت هاي روابط بين الملل وزارت متبوع و دانشگاههاي علوم پزشكي تيپ 1

1.    انجام استعلامها در موارد مبهم بودن قوانين و مقررات و تدوين پيش نويس آيين نامه ها جهت تسهيل در امور جاري دفاتر از طريق

     تشريك مساعي با ديگر دفاتر روابط بين الملل دانشگاههاي تيپ يک

2.       شركت در جلسات مديران روابط بين الملل دانشگاههاي علوم پزشكي تيپ يک و پيگيری مصوبات جلسه

3.       ارسال نفطه نظرات مديريت از جمله پيشنهادات, راهکارها و چالش ها به مديريت روابط بين الملل وزارت متبوع

 

 ج- اطلاع رساني در خصوص كنگره ها و سمينارهاي آتي دانشگاه علوم پزشكي شيراز و ساير دانشگاههاي كشور و در دسترس قرار دادن

     اطلاعات مربوطه از طريق وب سايت دانشگاه

1.       روزآمد نمودن اطلاعات مربوطه بر روي وب سايت از طريق سايت اينترنتي دفتر

2.       ارسال خبرنامه ها و فراخوانها و بروشورهاي واصله، به رياست دانشكده ها و مراكز تحقيقاتي و بخشهاي مربوطه بر حسب ارتباط

      موضوعی

 

 چ -انجام امور مربوط به ميزباني ميهمانان خارجي  معرفي شده از سوي سازمان های خارج از دانشگاه ويا وزارت متبوع در هنگام عزيمت

      به شيراز

1.    پس از ارسال دعوتنامه، ايجاد تسهيلات لازم براي ميهمانان از جمله: مكاتبه و اطلاع رساني به حراست دانشگاه، اقدام بمنظور

    رزرو هتل، استقبال، ترانسفر از فرودگاه ،تهيه هديه، تنظيم جلسات مشترك با مسؤولين دانشگاه و گروههاي مربوطه، بازديد از 

    مراكز تحقيقاتي و دانشكده ها، اطلاع رساني در خصوص سمينارهاي آنان از طريق سايت و مكاتبه و هماهنگي با راهنما جهت

    بازديد از جاذبه هاي فرهنگي شهر شيراز و تخت جمشيد

 

 ح پيگيري و تهيه آمار درخواستي از سوي وزارت متبوع از جمله آمار مقالات (فرمهاي پايش و ارزشيابي)

1.       تهيه کپی از خلاصه مقالات ارائه شده توسط اعضای هيأت علمی، دانشجويان و کارکنان در کنگره های خارج از کشور پس از

      مراجعت آنان

2.       تهيه مستندات مربوط به احتساب کنگره ها و سمينارها از جمله مجوز بازآموزی رياست جمهوری وکتابچه خلاصه مقاله

3.       مکاتبه با دانشکده ها و مراکز تحقيقاتی به منظور درخواست جهت دريافت خلاصه مقالات چاپ شده در کنگره های داخلی و

      ارتباط با رابطين

4.       ورود اطلاعات آماری دفتر به سايت آمار(فرابر)

 

 خ- تهيه کليه مکاتبات انگليسی معاونت

1.       تأييديه لاتين مربوط به طرح های مطرح شده در کميته اخلاق

2.       مکاتبات درخواستی مراجعين مرتبط با طرح های پژوهشی آنان

 

 د- انجام امور مربوط به صدور كارت اعتباري ملي تراست

1.        درخواست تکميل تعهدنامه از متقاضيان به منظور تهيه معرفی نامه به بانک ملی

 

 ذ- امور جاري دفتر:

2.       پاسخ به كليه نامه های واصله دفتر از جمله معاونت آموزشي و پژوهشي وزارت متبوع سازمان بازرسي كل كشور

3.       اطلاع رسانی كليه مكاتبات وارده به معاونت درخصوص برگزاري دوره هاي آموزشي و يا پژوهشي به دانشکده ها و مراکز

      تحقيقاتی

4.       ارائه عملکرد ماهانه دفتر به رابط روابط عمومی معاونت جهت ارسال به روابط عمومی دانشگاه

5.       ارايه گزارشات درخواستي از دفتر به همراه مستندات مربوطه

6.      تهيه مستندات جهت برنامه استراتژيک مديريت روابط بين الملل

7.       پيگيری خريد نرم افزار عام جهت کنگره ها و سمينارهای دانشگاه تا زمان حصول نتيجه

8.       تفهيم و شفاف سازي بندهاي مربوط به آيين نامه اجرايي برگزاري گردهمايي هاي دانشگاه به افراد ذيربط

9.       شركت در جلسات مربوط به: كميته فرصت مطالعاتي- بورس و همچنين كميته هاي اجرايي كنگره هاي دانشگاه جهت

      همكاريهاي مديريتي و نظارتي

 

 دفتر تبادلات علمي با اساتيد خارج از كشور 

1-     انجام امور مربوط به تبادلات علمي و عقد تفاهم نامه همكاري دانشگاه علوم پزشكي شيراز با دانشگاههاي داخل و خارج از كشور

2-    انجام امور مربوط به جمع آوري اطلاعات بورسها و جوايز آموزشي و پژوهشي مراكز تحقيقاتي و مؤسسات بين المللي داخل و خارج از كشور

3-    انجام امور مربوط به راه اندازي و به روزآوري سايت اطلاع رساني بورسها و جوايز آموزشي و پژوهشي (Grants)

4-    به روز رساني وب سايت دفتر تبادلات علمي با اساتيد ايراني (OSEIP)

5-    امور مربوط به پايه ريزي دفتر تبادلات علمي با اساتيد ايراني

6-    ايجاد راهكارهاي مناسب جهت معرفي دفتر OSEIP در راستاي اهداف تعيين شده

7-    ارائه راهكارهاي ارتباط مستمر با اساتيد ايراني

8-    جستجوي اساتيد ايراني خارج از كشور و ارتباط اينترنتي با آنان

9-    تنظيم و نگهداري اطلاعات مربوط به اساتيد ايراني مقيم خارج از كشور

10-  ايجاد ارتباط بين اعضاء هيأت علمي دانشگاه و اساتيد ايراني خارج از كشور جهت فرصت هاي مطالعاتي

11-  فعاليت در جهت همكاري اساتيد و محققين ايراني خارج از كشور در برگزاري سمينارها و كارگاهها و حضور در بخشهاي باليني

12- ارتباط با انجمن دانش آموختگان جهت شناسايي فارغ التحصيلان و دانشجويان محقق

13- ارتباط با سايتهاي علمي ايرانيان خارج از كشور جهت همكاري و تبادل اطلاعات و معرفي اعضاء

14-  ارتباط با مراكز علمي خارجي و هماهنگي سفر و تيم هاي اعزامي دانشگاه به خارج از كشور جهت برقراري ارتباط علمي و فرهنگي با دانشگاه‌هاي خارج از كشور و بازديد از مراكز علمي و تحقيقاتي آنان بمنظور ارتقاء سطح علمي و تبادل افكار وا طلاعات

15- يافتن بورس ها ، دوره هاي آموزشي و جوايز پژوهشي از طريق جستجو يا ارتباط با موسسات علمي پژوهشي خارجي و معرفي اين بورس ها و جوايز بمنظور بهره مندي اساتيد و دانشجويان دانشگاه علوم پزشكي

16- برگزاري كارگاه‌هاي اخذ گرانت (ثبت نام، اجرا و صدور گواهي‌نامه)

17- جذب و بكار گيري دانشجويان در همکاری با دفتر OSEIP (كارهاي اخذ گرنت و وب سايت)

18- انجام امور جشنواره رازي

  
تاریخ آخرین بروزرسانی   :  1393-6-16 14:09        برو بالای صفحه نسخه قابل چاپ